Sehr geehrte Damen und Herren,
sehr geehrte Herren Pfarrer,
liebe Mitbrüder,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Seelsorge,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
wie in meiner gestrigen Mail angekündigt, lasse ich Ihnen und Euch heute die Muster zur Rückverfolgbarkeit zukommen (siehe "Downloads" am Seitenende):
- Muster für den Einsatz bei Gottesdiensten (Postkarten-, DIN A3- oder in DIN A4-Format)
- Muster für Veranstaltungen mit einem eingeschränkten Personenkreis, deren Teilnehmende untereinander bekannt sind (Sitzungen von Gremien, Vereinen etc. oder auch im Rahmen der offenen Kinder- und Jugendarbeit sowie bei Katechesen)
- Muster über die Informationspflicht zur Rückverfolgbarkeit
Nach § 15 KDG müssen die Verantwortlichen bei Erhebung/Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Betroffenen informieren. Um dies weitestgehend praktikabel zu halten, empfehlen wir die Bereitstellung der Informationspflichten auf der Homepage der Pfarrei/Einrichtung und/oder als Aushang, z. B. im Schaukasten der Pfarrei. Ein entsprechender Hinweis hierzu muss in den Erfassungsformularen zur Rückverfolgbarkeit aufgeführt sein.
Für die Gottesdienste empfehlen wir ähnlich wie bei „Wahlen“ vorzugehen: Das heißt die vorgefertigten Muster oder Formulare werden bereits mit Datum versehen auf den Plätzen ausgelegt. Die Gottesdienstmitfeiernden können sich dann eintragen und die Formulare im Anschluss an den Gottesdienst wie bei „Wahlen“ in ein geschlossenes Behältnis werfen. Dessen Inhalt wird von den Sakristanen/Sakristaninnen oder anderen Helfenden in Umschläge verpackt und mit Datum versehen. Eine Kontrolle der Formulare auf Vollständigkeit oder Richtigkeit braucht nicht zu erfolgen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt vier Wochen.
Alle Muster und Informationen sind wie gewohnt auch auf den Intranetseiten des Bistums zu finden.
Mit herzlichen Grüßen und allen guten Wünschen für das bevorstehende Pfingstfest
Klaus Winterkamp