FAQ – Verwaltungsleitungen

Die arbeitsrechtliche Entscheidung über die Einstellung der Verwaltungsleitung trifft letztlich der jeweilige Anstellungsträger. Bis zur Errichtung der Kirchengemeindeverbände ist dies eine Kirchengemeinde im Pastoralen Raum als sogenannte „Ankerkirchengemeinde“. Die Kirchengemeinden im Pastoralen Raum schließen eine gemeinsame Kooperationsvereinbarung. Mit Errichtung der Kirchengemeindeverbände geht diese Zuständigkeit auf die jeweilige Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes über. Ab dem 01.01.2027 wird Anstellungsträger grundsätzlich der jeweilige Kirchengemeindeverband sein. Leitungsteams, Pfarreileitungen sowie weitere Beteiligte im Pastoralen Raum werden im Bewerbungsverfahren in geeigneter Weise einbezogen. Diese Beteiligung dient der fachlichen Einschätzung sowie der Vorbereitung einer tragfähigen Zusammenarbeit im Pastoralen Raum, begründet jedoch kein direktes arbeitsrechtliches Mitentscheidungsrecht über die Einstellung.

Dem Auswahlgremium gehören regelmäßig an:

• eine hauptamtliche Person aus dem Leitungsteam des Pastoralen Raumes, insbesondere die für die spätere Dienstvorgesetztenfunktion vorgesehene Person,
• ein weiteres Mitglied aus dem Leitungsteam des Pastoralen Raumes,
• bis zum 31.12.2026 eine Vertretung des Kirchenvorstandes der Ankerkirchengemeinde,
• ab dem 01.01.2027 eine Person aus der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes, möglichst aus dem betroffenen Pastoralen Raum,
• i.d.R. zwei legitimierte Vertreterinnen oder Vertreter der leitenden Pfarrer bzw. Pfarreileitungen,
• das Bischöfliche Generalvikariat, Sachgebiet S113 Personal und Koordination kirchengemeindliche Verwaltung, mit beratender und moderierender Funktion ohne Stimmrecht.

Die dienstvorgesetzte Person der Verwaltungsleitung wird im Rahmen der Organisationsstruktur des Pastoralen Raums festgelegt. Es handelt sich hierbei um eine hauptamtliche Person aus dem Leitungsteam des Pastoralen Raums. Gem. § 17 KAVO nimmt die dienstvorgesetzte Person die personalrechtliche Führung und Verantwortung wahr. Sie ist dabei nicht identisch mit der juristischen Vertretung des Anstellungsträgers (Verbandsvertretung oder bis zum 31.12.2026 der Kirchenvorstand), sondern handelt im Rahmen der übertragenen Zuständigkeiten.

Die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/in (Angestelltenlehrgang II) oder Hochschulstudium (Bachelor) der Fachrichtung Verwaltung oder gleichwertige Qualifikation z. B. Dipl.-Betriebswirt/Dipl.-Kaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation.

Die Verwaltungsleitung ist aufgrund ihres raumweiten Leitungs- und Verantwortungsauftrags grundsätzlich als Vollzeitstelle vorgesehen. Eine Teilung der Funktion ist regelmäßig nicht vorgesehen.

Die Verwaltungsleitung wird vorbehaltlich einer endgültigen Stellenbewertung zunächst in Entgeltgruppe 12 eingruppiert.

Es wird empfohlen, ein festes Büro für die Verwaltungsleitung in einer der Kirchengemeinden im Pastoralen Raum einzurichten. Im Rahmen des Implementierungsprozesses ist die Frage der Örtlichkeit gemeinsam mit dem Leitungsteam und den Pfarreileitungen im Pastoralen Raum zu klären.

Das Verwaltungszentrum bzw. die Zentralrendantur ist weiterhin dienstleistend für die Pfarreien zuständig. Die Verwaltungsleitung wird den/die leitenden Pfarrer, bzw. Pfarreileitungen von Verwaltungsaufgaben verantwortlich gem. ihr übertragenen Gattungsvollmacht entlasten, daher ist die Verwaltungsleitung Ansprechperson für die Verwaltungsangelegenheiten in den Pfarreien.

Die Verwaltungsleitung nimmt gem. § 17 KAVO als dienstvorgesetzte Person im Rahmen der gem. Gattungsvollmacht übertragenen Zuständigkeiten Aufgaben der rechtlichen Führung wahr, sowie die laufende Steuerung des nicht-pastoralen Personals. Beim Personal der Tageseinrichtungen für Kinder im Verbund verbleibt diese Funktion bei der Verbundleitung. Beim Personal der Tageseinrichtungen für Kinder ohne Verbund verbleibt die Funktion der Dienstvorgesetztenschaft bis zur Gründung der GgmbHs weiterhin in der Verantwortung des Kirchenvorstandes. 

Die arbeitsrechtliche Verantwortung verbleibt beim jeweiligen Anstellungsträger.

 

Der Haushalt der Pfarreien wird weiterhin durch die Kirchenvorstände beschlossen. Im Rahmen der Haushaltsplanung und -beauftragung werden Verwaltungsleitungen und Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten die Kirchenvorstände unterstützen und den/die leitenden Pfarrer entlasten. Der Kirchenvorstand bestellt gem. Haushalts- und Kassenordnung (HKO) weiterhin die Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten als haushaltsbeauftragte Personen, sofern diese in der Kirchengemeinde eingesetzt sind.

Die Kirchenvorstände treffen die Entscheidung über die Vermögensverwaltung in den Pfarreien. Die Verwaltungsleitung kümmert sich gemäß Gattungsvollmacht um die Verwaltungsaufgaben der Pfarreien und handelt dabei im Sinne der Kirchenvorstände auf Grundlage des Geschäftsverteilungsplans.

Ja, die Verwaltungsleitungen werden mit Implementierung Teil der Leitungsteams in den Pastoralen Räumen.

Die Verwaltungsleitung wird mit einer abgestimmten Gattungsvollmacht ausgestattet, um Willenserklärungen im Sinne der jeweiligen Kirchenvorstände abzugeben. Wesentliche strategische Entscheidungen verbleiben bei den Kirchenvorständen. Die Verwaltungsleitung trifft keine eigenständigen Entscheidungen „gegen“ die Pfarreien, sondern handelt im Rahmen der ihr übertragenen Zuständigkeiten als Bevollmächtigte des jeweiligen Kirchenvorstands. 

Die Verwaltungsleitung wird hierzu mit einer sogenannten Gattungsvollmacht ausgestattet. Diese berechtigt sie, im Namen des Kirchenvorstands bestimmte Willenserklärungen abzugeben und laufende Verwaltungsaufgaben wahrzunehmen. Grundlage hierfür ist insbesondere der festgelegte Geschäftsverteilungsplan. 

Die inhaltliche und strategische Verantwortung verbleibt beim Kirchenvorstand als rechtlich zuständigem Organ. Dieser legt den Rahmen der Aufgabenwahrnehmung fest. 

Der Kirchenvorstand kann zudem jederzeit im Einzelfall Entscheidungen wieder an sich ziehen oder Vorgaben für die Ausübung der Gattungsvollmacht machen. 

Die Verwaltungsleitung trägt somit zur Entlastung der Pfarreileitungen und zur professionellen Umsetzung der Verwaltungsaufgaben, insbesondere auch pfarreiübergreifend bei, handelt jedoch stets im Rahmen der übertragenen Zuständigkeiten und nicht unabhängig von Kirchenvorständen.

Eine konkrete Stundenaufteilung wird nicht vorgegeben. Die Priorisierung erfolgt durch die Verwaltungsleitung in Abstimmung mit dem Leitungsteam und den Pfarreileitungen.

Der zentrale Auftrag der Verwaltungsleitung ist die Entlastung der leitenden Pfarrer beziehungsweise Pfarreileitungen. Da die Zahl der Seelsorgenden deutlich zurückgeht, müssen diese künftig größere Räume verantworten und zusätzliche Leitungsaufgaben übernehmen. Damit ihre Zeit und Kompetenz weiterhin vorrangig der Seelsorge und der pastoralen Entwicklung zugutekommen können, werden pastorale Verantwortung und Verwaltungsverantwortung klarer voneinander getrennt.

Die Verwaltungsleitung übernimmt deshalb für jede einzelne Kirchengemeinde im Pastoralen Raum klar übertragene Leitungs- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere in der Personalführung, Organisation und Steuerung von Verwaltungsprozessen. Zugleich leitet und koordiniert sie die Verwaltung über die einzelne Kirchengemeinde hinaus, bündelt pfarreiübergreifende Themen und sorgt für abgestimmte Prozesse im gesamten Pastoralen Raum. Darin liegt eine große Chance: vorhandene Kompetenzen und Ressourcen können gemeinsam genutzt, Doppelarbeit vermieden und tragfähige, zukunftsfähige Verwaltungsstrukturen entwickelt werden.

Verwaltungsreferentinnen und Verwaltungsreferenten bleiben weiterhin für das laufende Verwaltungsgeschäft der einzelnen Kirchengemeinde wichtig und sollen – sofern sie dort eingesetzt und entsprechend beauftragt sind – als mit der Durchführung des Haushalts beauftragte Personen nach der HKO tätig sein.

Die Verwaltungsleitung schafft daher keine bloße zusätzliche Verwaltungsebene, sondern übernimmt bestehende Verantwortung, ordnet Zuständigkeiten klar und verbindet die Verwaltung der einzelnen Kirchengemeinden zu einer verlässlichen Gesamtstruktur im Pastoralen Raum.

Nein, in den Pfarreien, wo bereits ein Verwaltungsreferent/Verwaltungsreferentin eingesetzt ist, bleibt es beim Einsatz. In den übrigen Pfarreien ist das, wie es auch bereits heute möglich ist, eine Entscheidung der örtlichen Leitungsebene. Eine Unterstützung der Verwaltungsleitung durch eine/n Verwaltungsreferent/Verwaltungsreferentin in jeder Pfarrei wird jedoch insbesondere aufgrund ihrer Tätigkeit als Haushaltsbeauftragte gem. HKO empfohlen.

Nein, es ist nicht vorgesehen beim Einsatz einer Verwaltungsleitung den Beschäftigungsumfang der Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten anzupassen.

Nein, die Bewertung der Stellen der Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten hat auch bei Einführung einer Verwaltungsleitung weiterhin Gültigkeit.

Nein, die Kirchenvorstände treffen wie bislang auch die Entscheidungen im Sinne des Vermögensverwaltungsgesetzes. Die Verwaltungsleitung wird insbesondere die Pfarreileitungen gem. Gattungsvollmacht von Verwaltungsaufgaben verantwortlich entlasten.

…Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten – Verbundleitungen – Zentralrendantur aus?

• Die Rollen und Aufgaben der beteiligten Akteure folgen klaren Grundprinzipien:
• Die Kirchenvorstände tragen die rechtliche Verantwortung für die jeweiligen Kirchengemeinden und treffen die grundlegenden Entscheidungen, insbesondere in den Bereichen Personal, Finanzen und Vermögen.
• Die Verwaltungsleitung übernimmt im Rahmen der übertragenen Zuständigkeiten die operative Steuerung und Koordination der Verwaltungsaufgaben pfarreiübergreifend und dient insbesondere der Entlastung der Pfarreileitungen.
• Das Leitungsteam des Pastoralen Raums wirkt an der inhaltlichen und organisatorischen Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit und bringt die Perspektive des Pastoralen Raums in die Prozesse ein.
• Weitere Verwaltungsstrukturen (z. B. Verwaltungsreferentinnen/ Verwaltungsreferenten, Verbundleitungen, Verwaltungszentrum bzw. Zentralrendantur) unterstützen die Kirchengemeinden und die Verwaltungsleitung bei der Umsetzung der Verwaltungsaufgaben.

Die konkrete Ausgestaltung der Aufgabenverteilung erfolgt in einem Geschäftsverteilungsplan der für und mit den ersten Pastoralen Räumen entwickelt wurde. An der Entwicklung wurden Pfarreileitungen, Kirchenvorstände, Verwaltungsleitungen, Verwaltungsreferentinnen und Verwaltungsreferenten, sowie Zentralrendanturen beteiligt. Er wird als Orientierung durch das Bischöfliche Generalvikariat bereitgestellt.

Dabei gilt, dass die Verwaltungsleitung im Rahmen der ihr übertragenen Aufgaben handelt. Die grundlegende Entscheidungszuständigkeit verbleibt bei den Kirchenvorständen.

Die Kirchenvorstände können zudem im Einzelfall Entscheidungen an sich ziehen oder Vorgaben für die Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben machen.

Grundsätzlich kann die Verwaltungsleitung und ein/e Verwaltungsreferent/Verwaltungsreferentin an Kirchenvorstandssitzungen teilnehmen. Die Verwaltungsleitung kann diese Aufgabe aber an ein/e Verwaltungsreferent/Verwaltungsreferentin delegieren, um den Sitzungsdienst sicherzustellen. Das Verwaltungszentrum bzw. die Zentralrendantur wird bei Bedarf an Sitzungen teilnehmen. Das Recht der Geschäftsführenden des Verwaltungszentrums bzw. der Leitungen der Zentralrendanturen, in Haushalts- und Vermögensangelegenheiten vor den Kirchenvorständen vorzutragen, bleibt hiervon unberührt.

Die Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten sind künftig beim Kirchengemeindeverband angestellt. Eine Fusion von Pfarreien hat demnach keine unmittelbare Auswirkung auf das Arbeitsverhältnis.

Die Implementierung erfolgt schrittweise und in einem abgestimmten Prozess mit den Beteiligten vor Ort. Zugleich ist die Verwaltungsleitung Bestandteil des von der Bistumsleitung festgelegten Zielbildes für die künftige Verwaltungsstruktur. Ziel ist daher, bis 2030 in jedem Pastoralen Raum eine Verwaltungsleitung einzusetzen.

Beteiligen sich zunächst nicht alle Kirchengemeinden, ist im Implementierungsprozess verbindlich zu klären, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei den jeweiligen Pfarreileitungen und Kirchenvorständen verbleiben und wie eine spätere Einbindung ermöglicht werden kann.

Die Zahl der Seelsorgenden wird in den nächsten Jahren deutlich zurückgehen. Gleichzeitig ist nicht davon auszugehen, dass Verwaltungsaufgaben signifikant weniger werden, weshalb die Unterstützung durch Verwaltungsleitungen notwendig ist.

Die Verwaltungsleitung ist verbindlicher Bestandteil des von der Bistumsleitung festgelegten Zielbildes für die Leitungs- und Verwaltungsstruktur der Pastoralen Räume. Sie wird benötigt, damit das Leitungsteam seine Aufgaben verlässlich wahrnehmen und die Pfarreileitungen wirksam von Verwaltungsverantwortung entlastet werden können. Ist bis 2030 in einem Pastoralen Raum noch keine Verwaltungsleitung implementiert, werden zunächst die konkreten Umsetzungsschritte gemeinsam mit dem Bischöflichen Generalvikariat geklärt; anschließend wird der Einsatz der Verwaltungsleitung durch die Bistumsleitung verbindlich vorgegeben.

Für die Verwaltungsleitungen wird es eine abgestimmte Gattungsvollmacht geben, die durch die jeweiligen Kirchenvorstände erteilt werden.

Die Verwaltungsleitung koordiniert und steuert die Umsetzung der Verwaltungsaufgaben. Gleichzeitig werden die Verwaltungsreferentinnen/Verwaltungsreferenten, sofern eingesetzt, als Haushaltsbeauftragte gem. HKO tätig sein und das Tagesgeschäft erledigen.

Ja, es wird weiterhin einen Zuschuss in Höhe von 80 % der Bruttopersonalkosten anhand der bisher gültigen Parameter geben. Die übrigen 20 % werden, wie bislang auch, von der Einsatz-Pfarrei getragen.

Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass mögliche Konflikte zwischen den Beteiligten im Pastoralen Raum im direkten Austausch einvernehmlich gelöst werden können.

Sollte eine einvernehmliche Klärung nicht möglich sein, ist die dienstvorgesetzte Person aus dem Leitungsteam des Pastoralen Raums in die Klärung einzubeziehen. Sie übernimmt die Moderation des Konflikts und unterstützt bei der Lösungsfindung.

Die arbeitsrechtliche Letztverantwortung verbleibt beim jeweiligen Anstellungsträger. In der Übergangsphase bis zum 31.12.2026 ist dies der Kirchenvorstand der Ankerkirchengemeinde, ab dem 01.01.2027 die Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes.

Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass mögliche Konflikte zwischen den Beteiligten im Pastoralen Raum im direkten Austausch einvernehmlich gelöst werden können.

Sollte eine einvernehmliche Klärung nicht möglich sein, sind die dienstvorgesetzten Personen der Konfliktparteien in die Klärung einzubeziehen. Sie übernehmen die Moderation des Konflikts und unterstützen bei der Lösungsfindung.

Die arbeitsrechtliche Letztverantwortung verbleibt beim jeweiligen Anstellungsträger.