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Aus Multiprojektsteuerung (MPS) wird Zentrales Projektmanagement (ZPM)

„Zentrales Projektmanagement” (ZPM) lautet die neue Bezeichnung für die vormals unter dem Kürzel MPS bekannte Multiprojektsteuerung der Fachstelle Controlling im BGV. Wie bereits MPS soll ZPM als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektmanagement-Prozesse und zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Projekte genutzt werden.

Diese wurde im Juni der Geschäftsführung des Fachbereichs Digitalisierung und Organisation (R 600) im Bischöflichen Generalvikariat (BGV) zugeordnet und neu strukturiert. Wie bereits MPS soll ZPM als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektmanagement-Prozesse und zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Projekte genutzt werden. „Wir möchten mit ZPM eine einheitliche Vorgehensweise fördern. Es soll dazu beitragen, dass Ressourcen optimal genutzt werden und es einen guten Austausch von Wissen und Erfahrungen gibt”, betont Frank Vormweg, Leiter des Fachbereichs R 600.

Damit dies gelingen kann, müssen alle Projekte mit ihren jeweiligen Zielen, ihrem Ressourcenbedarf und Terminen im Zuge ihrer Konzeptionierung (siehe Schema) Tanja Olerink als Geschäftsführung des Fachbereichs R 600 mitgeteilt werden.

In der zentralen Übersichtsliste sind die Projekte und Arbeitsgruppen zum besseren Verständnis in sechs Kategorien eingeteilt:

  1. Pastorale Räume & Kirchengemeinden
  2. Verwaltung Kirchengemeinden & Zentralrendanturen
  3. Schule und Bildung
  4. BGV
  5. Weitere Projekte
  6. IT-Projekte 

Relevante IT- und Digitalisierungsprojekte wurden neu in die Kategorien aufgenommen.

Schema für die Konzeptionierung eines Projektes bzw. einer Arbeitsgruppe

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Statusabfragen und Qualitätssicherung

Risiken und Gefahren, die die Zielerreichung gefährden könnten, werden durch vierteljährliche Statusabfragen im Januar, April, Juli und Oktober bei den Projektleitungen zeitnah erkannt. Projekte, deren Ampel (Status) auf Gelb oder Rot steht, werden regelmäßig bei den Treffen des Project Boards besprochen und die Notwendigkeit einer strategischen und operativen Unterstützung abgestimmt.

Die Teilnehmenden des Project Boards sind: 

  • Frank Vormweg als Fachbereichsleiter Digitalisierung und Organisation (R 600)
  • Tanja Olerink aus der Fachstelle Geschäftsführung (FS 601)
  • Stephanie Krahnenfeld aus der Stabsstelle Strategie
  • Wolfgang Stein aus der Fachstelle Organisationsentwicklung und digitale Transformation (FS 603)  

Die Qualitätssicherung erfolgt durch regelmäßige Absprachen zwischen dem Zentralen Projektmanagement und dem Project Advisory Board der IT-Abteilung, an dem die Leiterinnen und Leiter der IT-Projekte teilnehmen.